Окончание. Начало в журнале «Арт-менеджер» № 1(4) 2003.
Поиск спонсора
Когда ваш проект и спонсорский пакет готов, приступайте к исследованию рынка и поиску потенциального спонсора. Не рассчитывайте сделать спонсором компанию Газпром или корпорацию Боинг, если вы — недавно созданная организация со штатом в пять человек. Обратитесь к владельцу соседнего с вами коммерческого киоска, и это намного реальнее для получения средств. Как определить фирму, которая может стать вашим партнёром? Не слишком разумно связываться с компанией только потому, что она когда-то что-то спонсировала. Необходимо уточнить, какие именно культурные проекты компания спонсировала в прошлом. Узнайте, почему она спонсировала именно эти проекты. Какой эффект принесла компании спонсорская деятельность? Не исключено, что отрицательный, и по самым различным причинам. Основная из них — низкая квалификация ваших предшественников, которые «отбили охоту» включать в рекламную кампанию спонсорство, поэтому теперь владельцы фирмы заранее отказывают всем, кто приходит с подобными предложениями. Затем следует определить, какие характеристики вашего проекта и его аудитории соответствуют интересам бизнес-компании. Вы также должны быть осведомлены обо всех деталях, касающихся персоны, к которой обращаетесь за поддержкой (директора, президента, владельца и т.п.).
Информация
Следующая ступень — это прояснить все детали о самой бизнес-компании, которую вы надеетесь сделать вашим спонсором. Вы должны определить все слабые и сильные ее стороны. Если вы уже наметили компанию, разузнайте следующее:
- Продукция
- Рынки (кому они продают свою продукцию)
- Местонахождение
- Прибыльность (годовой оборот, количество сотрудников)
- Размер бюджета на рекламу, а также когда он планируется
- Предыдущие спонсорские проекты компании
- Имена и должности ответственных лиц
- Адреса и телефоны
- Конкуренты и их спонсорская деятельность
Я рекомендую всегда досконально изучить интернет-сайт той или иной компании, прежде чем встречаться с представителем или руководством.
Коммуникация
Работа со спонсором подразумевает постоянную коммуникацию. Учреждениям культуры в этом направлении легче, потому что они, как правило, обладают таким ресурсом и возможностью, как культурное событие. У нас есть возможность приглашать потенциального спонсора на все события (спектакли, концерты, выставки и др.), проводимые организацией: как показывает практика, это один из лучших способов познакомиться с потенциальным спонсором. Во время мероприятия знакомьте вашего спонсора с другими приглашенными. Предполагаемый спонсор не должен замечать, что о нем забыли. Заведите на каждого специальную анкету и своевременно ее заполняйте, это поможет вам работать одновременно с несколькими спонсорами. Как правило, один человек может «окучивать» и «пасти» 5-7 спонсоров одновременно.
На переговоры о спонсорстве лучше всего идти к первым лицам компании вместе с вашим директором, предварительно договорившись о встрече. Ведите переговоры и соглашайтесь. Высший пилотаж работы со спонсором — это когда спонсор втянут в работу вашей организации, постоянно интересуется, что у вас происходит, и становится неравнодушным ко всем вашим проектам. Не забывайте, что отношения со спонсором — это отношения между людьми, и именно на уровне личного взаимопонимания будет приниматься решение о спонсорской поддержке вашего проекта.
Бартер
Найти спонсора, готового оплатить расходы даже на часть вашего проекта, достаточно трудно. Гораздо легче получить своеобразный обмен (бартер) вашей рекламной и PR/услуги на товары и услуги, предоставляемые спонсором. Транспортной компании легче привезти ваших гостей из аэропорта, отелю — поселить приехавших артистов, ресторану — организовать фуршет, чем дать на это деньги. Но из своего опыта знаю: на бартер надо быть нацеленным сразу и ни в коем случае не допускать высказываний вроде: «Ну, если деньгами не можете, тогда давайте борзыми щенками».
Предоставьте гарантии, что все обязательства будут выполнены. Для России это одна из проблем. Наобещав много и не выполнив пусть даже чего-то одного, вы разрушаете ту огромную работу, которую сами так долго вели. Напишите 5 пунктов выгод (бенефиций) для спонсора, а сделайте 10, и вполне вероятно, что этот спонсор согласится поддержать ваш следующий проект и приведет еще одного-двух своих коллег.
Если реализация и подготовка проекта занимает длительный период времени, необходимо периодически информировать спонсора о ходе работы. Заведите себе правило раз в две недели информировать спонсора о состоянии дел. Когда мероприятие закончено, не забудьте поблагодарить спонсора. Напишите письмо, соберите всю полиграфическую продукцию с логотипом спонсора, печатные материалы, газетные статьи, фотографии события и отошлите весь пакет спонсору. Написание письма и сбор материалов не составят большого труда, но это и есть первый серьёзный шаг к дальнейшему сотрудничеству с этой компанией.
Несколько советов из личной практики
Письмо потенциальному спонсору (максимальный объем 1-2 страницы). Тщательно проверьте:
- правописание и орфографию;
- точные имена;
- полные названия.
Главная причина, почему вы выбрали эту компанию, должна быть сформулирована в одном-двух предложениях. Затем изложите краткое резюме проекта. Обязательно упомяните, что позвоните через неделю (или две), чтобы договориться о встрече. Все остальное (подробное описание проекта, бизнес-план, спонсорский пакет, образцы полиграфической продукции и т.д.) вы должны быть готовы предоставить после того, как потенциальный спонсор заинтересовался вашим проектом, или при первой личной встрече.
Установление контакта с потенциальным спонсором:
- Отправьте краткое письмо (см. выше) с описанием проекта.
- Подождите 7-10 дней.
- Затем начинайте звонить.
- Внимание: бывает очень нелегко связаться с нужным человеком, его либо часто нет в офисе, либо его сложно застать, потому что он занимает высокую должность. Поэтому — будьте терпеливы. Будьте последовательны и настойчивы! Продолжайте делать запросы, соблюдая вежливость.
- Возможно, вы потратите 3-4 часа, прежде чем сумеете связаться с нужным человеком. Когда же вы всё-таки дозвонились до него, то может выясниться, что он либо не помнит вашего письма, либо никогда его не получал.
- Сохраняйте спокойствие, оставайтесь дружелюбным, пошлите ещё одно письмо. Такая ситуация не означает отсутствие к вам интереса, вполне вероятно, что данный сотрудник очень загружен работой и отвечает сразу за несколько участков работы.
- Если вы напрямую связались по телефону с ответственным лицом, попросите его о встрече.
- Когда вы договорились о встрече — это ваш первый успех.
Личная встреча со спонсором
Не существует единого рецепта, подходящего для такой встречи, но есть три момента, о которых вы должны помнить:
- Полная информированность о потенциальном спонсоре. Наведите справки о компании: что она из себя представляет, чем занимается, как функционирует и т.п. Вам не обязательно быть специалистом в области бизнеса или экономики, но вы должны быть хорошо проинформированы.
- Не должно быть ни одного вопроса о вашем проекте, на который бы вы не смогли ответить. Не должно случиться так, чтобы вам понадобилось «заглянуть в бумаги» — все, что касается проекта, должно быть у вас в голове.
- Вы должны построить встречу таким образом, чтобы это был не просто ваш монолог, а действительно совместное обсуждение проекта. Для этого не лишним будет выяснить, какие жанры и виды искусства нравятся вашему собеседнику, какие мероприятия он посещает (театр, оперу, концерты, кино, выставки). А также: каков опыт компании в области спонсорства? Были ли они удовлетворены этим опытом? Если нет, то почему? Здесь вы и сможете высказать свое основное предложение. Если вы будете очень чуткими и внимательными со спонсором, по ходу беседы вы сможете определить, что вам стоит делать и говорить, а что — нет.
Для того чтобы вам было легче контролировать взаимоотношения со спонсором и не запутаться, когда вы работаете с 5-7 фирмами, ниже я привожу в качестве образца разработанную мной анкету спонсора. Вы можете сами составить аналогичную, добавив или убрав пункты, которые соответствуют специфике вашего проекта, вашей организации, особенностям менталитета бизнесменов вашего региона.
Журнал «Арт-менеджер» № 2(5) 2003